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E-Rechnung

Wissen

XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Die Frage ist also nicht „welches Format ist richtig?“, sondern: Was erwartet Ihr Empfänger?

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die Formate im Vergleich

MerkmalXRechnungZUGFeRD
Aufbaureines XMLhybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
SyntaxUBL 2.1 oder UN/CEFACT CIIUN/CEFACT CII
Ohne Zusatzsoftware lesbarneinja, über die PDF-Ansicht
Typischer Einsatzöffentliche Auftraggeber & B2BB2B mit gemischten Empfängerkreisen
Umsatzsteuerlich anerkanntjaja, ab Version 2.0.1 — ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL

Wann XRechnung?

Der Standard XRechnung ist eine rein semantische Ausprägung auf Grundlage der Normenreihe EN 16931 und entspricht dieser; zusätzlich steht eine konforme („conformant“) Erweiterung zur Verfügung (Extension XRechnung). XRechnung ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gesetzt: Hier ist die Leitweg-ID im Feld BT-10 („Buyer reference“) nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) und der KoSIT-Schematron-Regel BR-DE-15 ein Pflichtfeld.

Wann ZUGFeRD?

Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (UStAE Abschn. 14.1) erfüllt auch das hybride Format ZUGFeRD die Voraussetzungen einer E-Rechnung: „Beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – beruht auf der [Normenreihe EN 16931]“. ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn Empfänger die Rechnung zusätzlich als normal lesbares PDF benötigen.

Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht

Der häufigste teure Irrtum: Nicht jedes ZUGFeRD-Dokument ist automatisch eine E-Rechnung. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich von der EN-16931-Konformität ausgenommen. Nur Profile ab Version 2.0.1, die dieser Ausnahme nicht unterliegen, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Technischer Steckbrief XRechnung

Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2. Die Kennung (BT-24 / CustomizationID) für UBL lautet:

urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0

Ein ehrlicher Hinweis: Die oft zitierte Variante mit dem Namensraum urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0 ist der alte Namensraum. Aktuell ist urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.

Zur Prüfung eigener XRechnung-Dateien steht der amtliche Validator zur Verfügung: github.com/itplr-kosit/validator.

Weiter geht es hier:

Jetzt XRechnung erstellenE-Rechnung prüfenWer muss ab wann?

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD auch eine E-Rechnung?

Ja, unter Voraussetzungen. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (UStAE Abschn. 14.1) beruht beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 auf der Normenreihe EN 16931 — ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Kann ich ZUGFeRD an eine Behörde schicken?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID im Feld BT-10 ("Buyer reference") erforderlich; in XRechnung ist dieses Feld nach der KoSIT-Schematron-Regel BR-DE-15 ein Pflichtfeld. XRechnung ist speziell für diesen Einsatzbereich ausgelegt.

Welches Format soll ich wählen?

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG, wenn die konformen Profile verwendet werden. Die Wahl richtet sich danach, was Ihr Empfänger erwartet: öffentliche Auftraggeber und viele B2B-Empfänger setzen auf XRechnung, während ZUGFeRD sich für gemischte Empfängerkreise eignet, die die Rechnung auch als lesbares PDF benötigen.

Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?

XRechnung kennt zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X nutzt ausschließlich CII, eingebettet in eine PDF/A-3-Datei — also ein hybrides Format aus sichtbarem PDF und maschinenlesbarem XML.

Reicht ZUGFeRD MINIMUM?

Nein. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL von der EN-16931-Konformität ausdrücklich ausgenommen und erfüllen die Voraussetzungen einer E-Rechnung nicht.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID adressiert bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber den Rechnungsempfänger und wird im Feld BT-10 ("Buyer reference") übermittelt. In XRechnung ist BT-10 nach der KoSIT-Schematron-Regel BR-DE-15 generell ein Pflichtfeld.

Quellen