Zum Hauptinhalt springen
E-Rechnung

Wissen

E-Rechnungspflicht: Wer muss wann empfangen und ausstellen?

Die häufigste Verwechslung zuerst: Empfangen von E-Rechnungen ist bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer Pflicht. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen erst nach Ablauf von Übergangsfristen, die bis 2026 beziehungsweise 2027 laufen.

Die drei Stichtage

  1. 1.1.2025

    Empfangen — alle

    Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

  2. 1.1.2027

    Ausstellen — über 800.000 €

    Die Ausstellungspflicht im B2B greift für Unternehmer, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt.

  3. 1.1.2028

    Ausstellen — alle

    Jetzt müssen auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Leistungen an Privatpersonen. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

§ 14 Abs. 1 UStG definiert: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Normenreihe EN 16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen — oder zwischen den Parteien vereinbart sein und die richtige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein EN-16931-konformes Format ermöglichen.

Daraus folgt: Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ — auch wenn es elektronisch übermittelt wird. Ihm fehlen die strukturierten, maschinenlesbaren Daten.

Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (UStAE Abschnitt 14.1) stellt klar:

„Die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers. Dieser hat die technischen Voraussetzungen für den Empfang einer E-Rechnung zu schaffen.“
„Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen also empfangsbereit sein. Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Die Pflichten des Ausstellers gelten trotzdem als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich — etwa per Sendeprotokoll — um die Übermittlung bemüht hat.

Ausstellen: die Übergangsfristen

Für die Ausstellungspflicht gewährt § 27 Abs. 38 UStG gestaffelte Übergangsfristen:

Zeitraum des UmsatzesWerWas ist erlaubt
nach 31.12.2024 und vor 1.1.2027alle RechnungsausstellerPapier oder ein anderes elektronisches Format (nicht EN-16931-konform)
nach 31.12.2026 und vor 1.1.2028Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €Papier oder ein anderes elektronisches Format (nicht EN-16931-konform)
bis 31.12.2027Übermittlung per EDI (Empfehlung 94/820/EG vom 19.10.1994)ein anderes elektronisches Format, das per EDI übermittelt wird

Ab dem 1.1.2027 gilt die Ausstellungspflicht damit für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 € nicht überstiegen hat, verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 1.1.2028. Wer Rechnungen per EDI-Verfahren übermittelt, darf unabhängig von der Unternehmensgröße bis zum 31.12.2027 ein anderes elektronisches Format nutzen.

Ausnahmen

Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6) können folgende Rechnungen immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden:

  • Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV — Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt
  • Fahrausweise nach § 34 UStDV
  • Rechnungen eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV

Für Umsätze, bei denen trotz fehlender Ausstellungsverpflichtung eine Rechnung ausgestellt wird — etwa Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, oder Leistungen an private Endverbraucher — kann eine E-Rechnung nur bei Zustimmung des Empfängers verwendet werden. Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig, besteht ohnehin keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Rechnungen an Behörden (B2G)

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Nach § 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV sind „Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden“ von der Verordnung ausgenommen.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird die sogenannte Leitweg-ID im Feld BT-10 („Buyer reference“) übermittelt; sie adressiert den Rechnungsempfänger. In XRechnung ist BT-10 laut KoSIT-Schematron-Regel BR-DE-15 generell ein Pflichtfeld: „Das Element ‚Buyer reference‘ (BT-10) muss übermittelt werden.“

Weiter geht es hier:

Jetzt XRechnung erstellenVorhandene E-Rechnung prüfenXRechnung oder ZUGFeRD?

Häufige Fragen

Muss ich ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt: grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen im Rahmen der Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG weiterhin Papier- oder andere elektronische Rechnungen ausgestellt werden.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfang ja: Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5) gilt die Pflicht zum Schaffen der technischen Voraussetzungen für den Empfang einer E-Rechnung auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Rechnungen eines Kleinunternehmers selbst können nach § 34a UStDV dagegen immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ohne strukturierte Daten erfüllt das nicht und gilt als "sonstige Rechnung".

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?

Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat ein Unternehmer, der technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, oder der die Annahme verweigert, kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Die Pflichten des Ausstellers gelten dennoch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich, zum Beispiel per Sendeprotokoll, um die Übermittlung bemüht hat.

Bis wann darf ich noch Papierrechnungen schicken?

Nach § 27 Abs. 38 UStG darf für Umsätze, die nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027 ausgeführt werden, die Rechnung weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich das für Umsätze bis vor dem 1.1.2028. Bei Übermittlung per EDI ist ein anderes elektronisches Format sogar bis zum 31.12.2027 zulässig.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Wird dennoch eine Rechnung an eine Privatperson gestellt, kann eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

Was ist die 800.000-Euro-Grenze?

Für Umsätze, die nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028 ausgeführt werden, dürfen Unternehmer weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Für diese kleineren Unternehmen beginnt die Ausstellungspflicht damit erst am 1.1.2028.

Brauche ich die Zustimmung des Empfängers?

Wo die Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG greift, ist keine Zustimmung nötig. Außerhalb dieser Pflicht bedarf die Übermittlung einer elektronischen Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG der Zustimmung des Empfängers.

Quellen